Ordini d'acquisto da PDF a gestionale: da Make.com a Google Apps Script
Portare gli ordini d'acquisto che arrivano in PDF, da clienti diversi e in formati diversi, dentro un unico file Excel pronto per il gestionale — senza che nessuno li ritrascriva a mano. Un'automazione nata due volte: prima con Make.com, poi riscritta per tenere sotto controllo i costi.
Cosa fa
Gli ordini arrivano per email in formati diversi da cliente a cliente, con campi diversi. Uno script scritto con l'IA li legge, ne estrae i dati — riga per riga, articolo per articolo — e li normalizza in un unico file Excel complessivo. Da lì il file viene importato nel gestionale.
Prima versione: Make.com, poi il problema dei costi
La prima automazione girava su Make.com: la posta con gli ordini veniva reindirizzata a una casella Gmail dedicata, e da lì un passaggio con Claude estraeva i dati e costruiva la tabella Excel. Funzionava, ma il consumo di token di Make.com è cresciuto fino a diventare il costo principale dell'automazione — non l'estrazione in sé, ma il numero di operazioni che Make.com fatturava a ogni passaggio.
Seconda versione: Google Apps Script
L'automazione oggi gira come script Google Apps Script, agganciato al foglio di calcolo che raccoglie gli ordini: si sveglia da solo ogni trenta minuti, dal lunedì al venerdì, dalle 8 alle 18 — le ore in cui gli ordini arrivano davvero, senza sprecare esecuzioni la notte o nel weekend.
Nel menu del foglio c'è una voce «Esporta Excel», anch'essa uno script: quando viene lanciata, esporta il file e segna in una colonna «Esportato» la data e l'ora di ogni riga appena esportata. Al giro successivo esporta solo le righe nuove, quelle senza quella marcatura — così lo stesso ordine non finisce due volte nel file che va al gestionale.
Risultato: gli ordini d'acquisto passano da PDF eterogenei a un unico file pronto per il gestionale senza trascrizione manuale, con un'automazione che costa una frazione di quella iniziale.