Cruscotto multi-progetto con avvisi su Telegram

Il sistema non chiede niente a nessuno: va a leggere le tracce che il lavoro lascia dietro di sé. A ogni giro raccoglie quattro tipi di segnale, sempre in sola lettura, senza mai modificare i file di lavoro:

• le schede di progetto modificate dall'ultimo giro;
• i documenti di lavoro veri — fogli di calcolo, cartelle di esportazione — guardando la data dell'ultima modifica. Questi hanno la precedenza sulle schede, perché una scheda può essere ferma da settimane mentre il lavoro è andato avanti;
• le sessioni di lavoro delle ultime 48 ore, per capire su cosa si è messo mano;
• lo stato delle routine automatiche: quando hanno girato l'ultima volta e quando dovrebbero girare la prossima.

Da questi segnali ricostruisce l'avanzamento e lo scrive in forma fissa. Ogni progetto ha una scheda con sempre le stesse sezioni: lo stato in due o tre frasi datate, l'avanzamento recente, le cose da fare necessarie, quelle consigliate, le criticità, il prossimo passo e da dove vengono le informazioni. Le cose fatte non si cancellano: si spostano nell'avanzamento con la data in cui sono state chiuse. Così la scheda diventa anche il registro storico del progetto.

La parte difficile di un sistema di allerta non è far partire l'avviso: è non farlo partire. Un cruscotto che segnala tutto smette di essere letto in una settimana.

Qui l'avviso parte solo in casi definiti in anticipo: una scadenza che entra nei prossimi sette giorni con del lavoro ancora aperto; una routine automatica che si è spenta o che non gira da un tempo doppio rispetto alla sua cadenza; un progetto principale fermo da più di una settimana con cose necessarie da fare; un blocco dichiarato esplicitamente («in attesa di…»); una decisione che solo il titolare può prendere e che aspetta da più di due giorni.

E soprattutto: l'avviso parte solo se la criticità è nuova o peggiorata rispetto al giorno prima. Un problema già segnalato e rimasto uguale non viene ripetuto. Se non c'è niente di nuovo, non arriva nessun messaggio — e il cruscotto resta lì per chi vuole guardarlo.

Anche il lavoro del sistema si adatta: se non è successo niente fa un giro leggero, scrive tre righe di registro e si ferma, senza riscrivere e ripubblicare tutto. Il giro completo lo fa solo quando c'è qualcosa da aggiornare.

Un sistema che si sveglia due volte al giorno e legge decine di file può costare parecchio, se ogni passaggio usa un modello IA potente. Per questo ogni cosa da fare porta un'etichetta che dice quanto deve costare eseguirla, su cinque livelli crescenti: nessuna IA (basta uno script), agente ausiliario (lavoro voluminoso ma meccanico), modello leggero (modifiche ripetitive), modello medio (il lavoro normale), modello potente (architettura, verifiche prima di una consegna, revisioni critiche).

La regola è «nel dubbio, scendi di un gradino». È la leva vera sul consumo: la stessa attività può costare dieci volte tanto a seconda di chi la esegue, e quasi sempre il livello più alto non serve.

Un sistema che ricostruisce da solo lo stato delle cose può anche raccontarle sbagliate. Tre vincoli lo tengono aderente alla realtà:

• Niente entra da solo. Un progetto o una routine nuova non vengono censiti d'iniziativa: il sistema li segnala e chiede il permesso. Se la risposta è no, resta scritto che è no, e non lo ripropone più.
• Date assolute, mai «ieri» o «oggi». Chi legge la scheda fra due mesi deve capire quando è successo.
• Fonte mancante uguale «da verificare». Quello che non si è potuto controllare viene marcato come non verificato, mai colmato con una supposizione. Le correzioni di una persona battono sempre la ricostruzione automatica, e vengono scritte con la data.

Le cose da fare sono scritte perché siano eseguibili «a freddo»: chi le legge non ha memoria delle conversazioni in cui sono nate, quindi ogni voce deve bastare a se stessa.

Il cruscotto aggregato viene rigenerato a ogni giro completo e pubblicato come pagina web consultabile da qualsiasi dispositivo: una sola schermata con tutti i progetti, le scadenze e i blocchi. Al mattino si guarda quella e si sa da dove ripartire, senza aprire dodici cartelle.

Il beneficio vero, però, è un altro: le cose che si stavano fermando si vedono mentre si fermano, non un mese dopo. Una routine automatica che smette di girare in silenzio è il guasto più costoso che esista, perché nessuno se ne accorge finché non serve il suo risultato.

Risultato: dodici progetti seguiti in parallelo, due giri automatici al giorno da luglio 2026, e un solo posto da guardare per sapere che cosa è fermo e perché.